Có rất nhiều hình thức và quy mô dự án khác nhau, từ việc thiết kế các trạm không gian đến cài đặt các hệ thống thông tin mới. Tuy nhiên, những yếu tố quan trọng trong công tác quản lý dự án về cơ bản đều giống nhau. Những yếu tố này được giải quyết trong quy trình bốn giai đoạn như sau:

1. Xác định và tổ chức dự án

2. Lập kế hoạch dự án

3. Quản lý thực hiện dự án

4. Kết thúc dự án

Hình 1-1 thể hiện bốn giai đoạn như một mô hình hợp nhất tuyến tính: trước tiên, xác định và tổ chức dự án, sau đó lập kế hoạch hành động chi tiết, v.v. Nhưng trên thực tế, việc quản lý dự án không phải lúc nào cũng đơn giản và gọn gàng như vậy vì có nhiều khía cạnh trong dự án không thể dự đoán được. Một số khía cạnh có tính chất tiêu cực, chẳng hạn như nhà cung ứng chính có thể ngưng hợp tác, hay người quản lý dự án chuyển sang làm việc cho một công ty khác. Một số khía cạnh khác lại mang tính tích cực. Ví dụ, trong quá trình nghiên cứu một sản phẩm mới, các thành viên trong nhóm dự án có thể phát hiện ra một thị trường mới quan trọng; và việc khai thác thị trường mới đòi hỏi sản phẩm phải có những đặc điểm khác biệt nào đó. Phát hiện này chính là một cơ hội quan trọng nằm ngoài dự kiến của công ty. Nhưng việc nắm bắt cơ hội này yêu cầu tổ chức phải thay đổi lịch trình và ngân sách của dự án. Vì thế, mô hình này cũng không hoàn toàn tuyến tính, và phải có sự phản hồi cùng với khả năng điều chỉnh cả bốn giai đoạn này. Ngay đến giai đoạn cuối cùng của mô hình là kết thúc dự án cũng có sự phản hồi thông báo cho sự khởi đầu của dự án kế tiếp. Sự phản hồi này có thể giúp công ty rút ra bài học kinh nghiệm và cải thiện hiệu suất hoạt động của các dự án trong tương lai.

Dù bạn đang cố gắng xây dựng một hệ thống sao lưu thông tin dự phòng cho mạng máy tính của công ty, hay bận rộn làm việc trên con tàu vũ trụ thám hiểm sao Hỏa, bạn đều phải xử lý quy trình bốn giai đoạn này hoặc một quy trình tương tự. Mỗi giai đoạn sẽ được mô tả vắn tắt dưới đây và được trình bày chi tiết trong các chương sau.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ

15:13' 23/9/2011