Việc quy định của Nghị định 58/CP như trên nhằm tạo sự linh hoạt trong việc thực hiện đấu thầu đối với
nội dung giá gói thầu. Tuy nhiên, quy định như vậy không có nghĩa là bắt buộc trong giá gói thầu trong
mọi trường hơp đều phải bao gồm cả dự phòng, mà tuỳ từng trường hợp cụ thể có thể có hoặc cũng có thể
không. Ở đây chúng tôi xin trao đổi trường hợp giá gói thầu bao gồm dự phòng thì việc ứng xử của chúng ta trong quá trình trao thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng đối với gói thầu đó.
Trước khi đi vào nội dung chính, chúng ta cần thống nhất cách hiểu về bản chất của dự phòng trong chi phí của dự án là một khoản tiền được dự trữ để ứng phó với những nội dung công việc hoặc chi phí (ví dụ như trượt giá) phát sinh mà tại thời điểm lập dự án chưa xác định được rõ ràng hoặc chưa lường hết các công
việc chi phí có thể phát sinh (thông thường đối với những dự án lớn, phức tạp, thời gian thực hiện kéo
dài). Bên cạnh đó, trong một số trường hơp như đối với các dự án nhỏ, qui mô đơn giản, đã xác định được rõ nội dung công việc chi phí thì không cần phải có dự phòng phí nữa.

Để thực hiện được dự án trong đó có các công việc cần được phân chia thành các gói thầu để tổ chức lựa chọn nhà thầu
thực hiện. Tất nhiên việc phân chia công việc của dự án thành các gói thầu như vậy cần dựa vào tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện. Bảo đảm quy mô hợp lý (phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của dự án, năng lực của nhà thầu và phù
hợp với sự phát triển của thị trường trong nước. . .).

Trong quá trình thực hiện các gói thầu đó, trường hơp nhiều nội dung công việc thưa thề lường thấy hết hoặc các chi phí chưa tính toán hết nên cần có dự phòng phí. Việc tính toán dự phòng phí này cần dựa vào các quy định của pháp
luật chuyên ngành có liên quan (thông thường ở mức 10%).

Quay trở lại vấn đề chính cần bàn là khi có dự phòng thì việc trao thầu được thực hiện như thế nào và ký kết hợp đồng
ra sao?

M (Giá Gói Thầu)= M1+ ∆M (Dự Phòng)

Theo công thức nêu trên, M là giá gói thầu và theo quy định của Luật Đấu thầu thì khi xét duyệt trúng thầu nguyên tắc chung là giá đề nghị trúng thầu < M nên nếu không làm rõ sẽ dẫn tới sự "nhập nhằng" trong việc sử dụng dự phòng. Xét một cách lô-gíc thì M1 được tính toán trên cơ sở khối lượng công việc cần thực hiện (là tiên lượng đối với gói thầu xây lắp) nên khi dự thầu, nhà thầu sẽ phải tính toán giá dự thầu dựa trên cơ sở khối lượng công việc của gói thầu mà trong giá dự thầu của nhà thầu không bao gồm dự phòng phí. Vì vậy, việc xét duyệt trúng, thầu trao thầu và ký kết hợp đồng với nhà thầu phải căn cứ vào M1 mà
không thể nói là cả M được. Tuy nhiên, liên quan đến vấn đề này khi thể hiện giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu (KHĐT) có cần phải viết rõ giá gói thầu là bao nhiêu, trong đó dự phòng là bao nhiêu hay không? Về việc này tại Nghị định 58/CP cũng không quy định cụ thể nhưng nếu được thì các chủ đầu tư khi trình duyệt KHĐT nên thể hiện càng rõ các tốt, điều đó chỉ giúp tăng tính minh bạch các thông tin của gói thầu mà không có hại cho ai cả.
Nếu không được như vậy thì chí ít trong các văn bản phê duyệt dự toán hoặc giải trình về giá gói thầu chủ đầu tư cần phải thể hiện rõ cơ cấu giá gói thầu (trong đó bao nhiêu là dự phòng) mà không thể chỉ nói chung chung một mức
và nói trong đó có dự phòng, làm như vậy sẽ rất không minh bạch đối với thông tin về giá của gói thầu và tạo sự lập lờ khi trao thầu và ký kết hợp đồng dề dẫn tới thiệt hại cho Nhà nước.

Tuy vậy, một thực tế hiện nay là khi dự thầu thì giá dự thầu của các nhà thầu vượt so với phần M1 nhưng lại chưa vượt M do thực tế khách quan là giá cả thị trường của một số loại nguyên nhiên, vật liệu đầu vào tăng nhiều so với khi chủ đầu tư phê duyệt giá gói thầu hoặc dự toán, hoặc do chủ quan là việc xác định khối lượng công việc chưa chính xác mà khi dự thầuu nhà thầu đã tính toán kỹ lưỡng hơn. Việc này sẽ dẫn tới nếu trao thầu thì giá trúng thầu sẽ vượt M1 nhưng chưa vượt M. Đây là một tình huống trong đấu thầu, trong trường hợp này, chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo trung thực lên người quyết đinh đầu tư và xử lý tình huống theo quy định tại khoản 6 Điều 70 của Nghị định 58/CP, trong đó sẽ kiến nghị người quyết định đầu tư cho phép sử dụng ngay dự phòng phí để đủ điều kiện xét duyệt trúng thầu nểu thực tế xảy ra:

M1< Giá dự thầu của nhà thầu sau lần sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch ≤ M

Việc xử lý như vậy sẽ bảo đảm tính linh hoạt của giá gói thầu song các chủ đầu tư, bên mời thầu cần xử lý vấn đề này bảo đảm tính minh bạch, công khai khi thực hiện, tránh những hiện tượng cố tình lạm dụng dự phòng phỉ để sử
dụng không đúng mục đích.
Ngoài ra, tính linh hoạt của dự phòng trong giá gói thầu có thể ứng phó đối với những phát sinh sau này trong quá trình thực hiện hợp đồng, tạo sự thuận lợi khi điều chỉnh hợp đồng (nếu có) tránh được nhiều thủ tục xin phép hoặc điều chỉnh dự án, tổng mức đầu tư không cần thiết.

15:41' 9/4/2010