ĐÀO TẠO VÀ CẤP CHỨNG CHỈ ISO: 9001 - 2008
PHẦN 1
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL
THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008
1. Đặt vấn đề:
Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế hiện nay, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp phải sản xuất được những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu các đối tượng tiêu dùng của mình. Đứng trên quan điểm của khách hàng, các yếu tố tác động đến quyết định của khách hàng trong việc mua một sản phẩm hay dịch vụ chính là chất lượng sản phẩm, giá cả và thời gian giao hàng. ở bất kỳ đối tượng khách hàng nào, chất lượng đều là mối quan tâm hàng đầu ảnh hưởng đến quyết định tiêu dùng của họ. Trước đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng khi mà thị trường người tiêu dùng thay thế cho thị trường người sản xuất trước kia, các doanh nghiệp đang gặp một bài toán khó, vừa làm sao sản xuất ra những mặt hàng có chất lượng cao, giá thành rẻ để đảm bảo lợi nhuận, đồng thời luôn sẵn có với giá cả cạnh tranh, bên cạnh đó phải thoả mãn những yêu cầu luật pháp. Trong bối cảnh như vậy, cách tốt nhất cho các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển là đảm bảo được niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình thông qua một môi trường sản xuất mà trong đó, từng cá nhân ở mọi cấp độ đều có ý thức về chất lượng.
Trên thực tế hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm hơn tới các phương pháp quản lý chất lượng để tạo được niềm tin cho khách hàng và cải tiến chất lượng các sản phẩm và dịch vụ. Để giải quyết những băn khoăn của các doanh nghiệp làm sao tạo được ý thức của toàn thể cán bộ công nhân viên về chất lượng, làm sao có được một hệ thống quản lý tốt để xúc tiến các hoạt động chất lượng qua đó đảm bảo được niềm tin của khách hàng nhiều phương pháp quản lý chất lượng hữu hiệu đã được những công ty thành công và những nhà khoa học về chất lượng đúc kết lại. Một số hệ thống quản lý chất lượng đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới như hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Hệ thống phân tích hiểm nguy và kiểm soát điểm tới hạn (HACCP), Thực hành sản xuất tốt (GMP) ...
Đây là những phương pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp xây dựng nên nền “Văn hoá chất lượng”.
Trong đó Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một hệ thống mang tính nền tảng phục vụ hữu hiệu cho hoạt động điều hành của các Tổ chức, Doanh nghiệp. Giúp Tổ chức, Doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi hoạt động của mình đều hướng tới các mục tiêu đã hoạch định như việc tạo sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng đã nêu ra.
1.1 ISO 9001:2008 là gì?
Là bộ tiêu chuẩn quốc tế ban hành bởi Tổ chức ISO (International Organization for Standardization )về Hệ thống quản lý chất lượng.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được ban hành dựa trên tổng kết các kiến thức và kinh nghiệm quản lý chất lượng tiên tiến của thế giới.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 sử dụng để chứng nhận cho các Hệ thống quản lý chất lượng. Các tiêu chuẩn khác trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là các tiêu chuẩn để hướng dẫn xây dựng và áp dụng các Hệ thống quản lý chất lượng, không dùng để chứng nhận.
ISO 9001:2008 không phải là tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Các Doanh nghiệp sản xuất cung cấp các sản phẩm dịch vụ khác nhau đều có thể áp dụng ISO 9000 và đăng ký chứng nhận ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 mô tả điều phải làm để xây dựng một Hệ thống quản lý chất lượng nhưng không nói làm thế nào để xây dựng nó.
Chứng nhận ISO 9001:2008 không chứng nhận cho chất lượng sản phẩm của một Doanh nghiệp mà chứng nhận rằng một Doanh nghiệp có một Hệ thống quản lý giúp cho Doanh nghiệp đó đạt được sự thoả mãn của khách hàng.
1. 2 Lợi ích của áp dụng và chứng nhận ISO 9001:2008
2.1 Lợi ích khi xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008 về quản lý nội bộ
Hệ thống quản lý gọn nhẹ và chặt chẽ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng;
Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, giảm sản phẩm hỏng, tăng sản lượng do kiểm soát được thời gian trong quá trình sản xuất.
Nâng cao uy tín của lãnh đạo, giúp lãnh đạo quản lý một cách hiệu quả hoạt động trong Doanh nghiệp;
Nâng cao năng xuất lao động, tăng lợi nhuận và giảm chi phí sản xuất kinh doanh nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực;
Kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do kiểm soát được nhà cung cấp.
Luôn cải tiến để cung cấp sản phẩm thoả mãn được yêu cầu khách hàng.
Mọi người hiểu rõ hơn vai trò của mình trong công ty, biết rõ trách nhiệm và quyền hạng của mình hơn nên chủ động thực hiện công việc.
Nhân viên được đào tạo huấn luyện tốt hơn, chuyên nhiệp hơn.
Tạo một tác phong công nghiệp trong làm việc, một nét đẹp của một Tổ chức..
2.2 Lợi ích khi xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008 về đối ngoại.
Thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm của Công ty;
Đáp ứng đòi hỏi của ngành và Nhà nước về quản lý chất lượng;
Đem lại lòng tin cho khách hàng qua việc chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ của Doanh nghiệp;
Nâng cao lợi thế thương mại bằng uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế. Củng cố và phát triển thị phần, giành ưu thế trong cạnh tranh;
Phá bỏ được rào cản, tạo được một sân chơi bình đẳng giữa các Doanh nghiệp trong các thị trường yêu cầu bắt buộc việc chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000;
Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được tiền bạc và thời gian vì giảm bớt được các cuộc đánh giá của khách hàng;
Chứng nhận ISO 9001:2008 giúp Doanh nghiệp vượt qua những rào cản kỹ thuật thâm nhập vào thị trường thế giới.
1.3. Các yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Xác định Hệ thống quản lý chất lượng;
- Kiểm soát tài liệu;
- Kiểm soát hồ sơ;
- Chính sách chất lượng;
- Mục tiêu chất lượng;
- Xác định trách nhiệm quyền hạn;
- Thông tin nội bộ;
- Đào tạo;
- Cung cấp cơ sở hạ tầng;
- Môi trường làm việc;
- Hoạch định sản phẩm;
- Xác định các yêu cầu của khách hàng;
- Kiểm soát Thiết kế;
- Kiểm soát Mua hàng;
- Kiểm soát sản xuất/cung cấp dịch vụ;
- Kiểm soát thiết bị đo lường;
- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng;
- Đánh giá nội bộ;
- Đo lường sản phẩm;
- Theo dõi các quá trình;
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp;
- Phân tích dữ liệu;
- Hành động khắc phục;
- Hành động phòng ngừa;
- Xem xét của lãnh đạo.
1.4 Đơn vị phải làm gì khi áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn ISO 9001:2008?
Doanh nghiệp phải cải tiến cách quản lý hiện tại theo cách quản lý được mô tả trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Các hoạt động tiêu chuẩn yêu cầu mà Doanh nghiệp chưa có sẽ phải bổ sung.
Tuỳ theo trình độ quản lý hiện tại của mình mà một Doanh nghiệp sẽ phải cải tiến nhiều hay ít cho phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Không nhất thiết phải cải tiến nhà xưởng, thiết bị và sắp xếp lại Tổ chức. Việc này tuỳ vào mức độ đáp ứng hiện tại của nhà xưởng, thiết bị, nhân lực của Doanh nghiệp đối với yêu cầu về chất lượng sản phẩm của Khách hàng.
Các hoạt động dưới đây là các hoạt động cốt lõi của Hệ thống quản lý chất lượng sẽ phải được tiến hành tại Doanh nghiệp (Hoạt động nào đã thực hiện không cần phải bổ sung):
Xác định nhu cầu và ước muốn của khách hàng;
Xác định ra những quá trình tạo giá trị cần thiết để cung cấp đầy đủ giá trị sản phẩm cho khách hàng;
Đưa ra Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng để định hướng cho từng cá nhân trong Doanh nghiệp hướng tới thoả mãn khách hàng;
Xác định các trách nhiệm quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân trong Doanh nghiệp liên quan đến thoả mãn khách hàng;
Lập ra các quy trình làm việc để đảm bảo các quá trình tạo giá trị được thực hiện theo một phương pháp thống nhất trong Doanh nghiệp;
Đào tạo và hướng dẫn các quy trình làm việc đến toàn bộ cán bộ công nhân viên;
Thực hiện đánh giá nội bộ để kiểm tra mức độ tuân thủ các quy trình làm việc;
Thực hiện các biện pháp khắc phục phòng ngừa mỗi khi có sự không phù hợp được phát hiện.
2. Mục đích của dự án
Mục đích của dự án này là nhằm hỗ trợ Công ty đạt được các mục tiêu sau:
- Xây dựng, áp dụng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 như một công cụ quản lý hữu hiệu của Cơ quan.
- Dành được sự tín nhiệm thoả mãn các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng bằng cách triển khai thực hiện và cải tiến liên tục HTQLCL của Cơ quan liên quan đến các hoạt động nêu cụ thể ở mục 3
- Đạt được chứng nhận cho HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
3. Phạm vi của dự án
Công ty CP Đào tạo và Tư vấn Đầu tư Xây dựng Hà Nội (DTB.JSC) thông qua hoạt động đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ sẽ tư vấn cho đơn vị xây dựng HTQLCL theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 đối với các lĩnh vực trong phạm vi hoạt động của Cơ quan.
4. Nội dung công việc
Công ty DTB.JSC tư vấn và đào tạo cho Cơ quan trong việc xây dựng, triển khai áp dụng và duy trì HTQLCL theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 bao gồm các nội dung chính như sau:
4.1. Tư vấn để Cơ quan lựa chọn nhân sự và thành lập Ban chỉ đạo xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 (gọi tắt là Ban ISO), bổ nhiệm cán bộ Đại diện cho Lãnh đạo Cơ quan về Quản lý chất lượng (QMR).
4.2. Tổ chức các khoá đào tạo “Nhận thức chung về ISO 9000, và việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động của Cơ quan”, các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cho Lãnh đạo của Cơ quan, thành viên Ban ISO và toàn thể cán bộ nhân viên có liên quan của Cơ quan.
4.3. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý của Cơ quan, so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 , trên cơ sở đó thiết kế, xây dựng mô hình HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động của Cơ quan.
4.4. Tổ chức khoá đào tạo “Hướng dẫn xây dựng các văn bản” của Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cho Ban ISO và các cán bộ được phân công từ các bộ phận có liên quan.
4.5. Hướng dẫn hỗ trợ các cán bộ của Cơ quan biên soạn các tài liệu của HTQLCL gồm:
§ Chính sách, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng các quy trình bắt buộc của HTQLCL;
§ Các quy trình, thủ tục, các hướng dẫn công việc, biểu mẫu, vv...
4.6. Hướng dẫn và hỗ trợ các cán bộ trong Ban ISO hoàn thiện các văn bản, tài liệu đã được xây dựng để Ban ISO trình Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt ban hành. Phổ biến những nội dung đã được qui định thành văn bản và tổ chức triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại tất cả các phòng ban liên quan.
4.7. Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
4.8. Hướng dẫn và tham gia các đợt đánh giá nội bộ cùng các chuyên gia đánh giá nội bộ đã được đào tạo của Cơ quan. Hướng dẫn xem xét và phân tích kết quả đánh giá nội bộ và thực hiện các hành động khắc phục những vấn đề còn tồn tại và đề xuất các biện pháp cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng.
4.9. Tổ chức đánh giá thử toàn bộ hệ thống.
4.10. Giới thiệu và tư vấn về hoạt động chứng nhận hiện tại ở Việt Nam để Đơn vị lựa chọn và mời Tổ chức chứng nhận đánh giá cấp chứng nhận ISO 9001: 2008. Hướng dẫn Cơ quan tìm hiểu và làm quen với phương pháp đánh giá của Tổ chức chứng nhận.
4.11. Tham gia các cuộc đánh giá của Tổ chức chứng nhận về sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan. Cùng Lãnh đạo và Ban ISO của Cơ quan xem xét kết quả đánh giá, lập kế hoạch khắc phục những điểm chưa phù hợp (nếu có) và đề xuất các biện pháp cải tiến cần thiết cho đến khi Cơ quan nhận được chứng nhận ISO 9001: 2008.
5. Kế hoạch công tác
Dự án được thực hiện theo 5 giai đoạn. Nội dung công việc của các giai đoạn có thể được thực hiện đồng thời tại những thời điểm nhất định của dự án. Chi tiết các giai đoạn thực hiện theo phụ lục I kèm theo.
6. Thời hạn thực hiện dự án
Thời gian dự kiến thực hiện dự án 2 - 5 tháng (Tuỳ thuộc vào quy mô phạm vi của Doang nghiệp) kể từ khi ký kết hợp đồng thực hiện dự án tư vấn.Tiến độ thực hiện từng công việc cụ thể được dự thảo trong bản phụ lục II kèm theo.
7. Chuyên gia
Chuyên gia tư vấn của DTB.JSC tham gia dự án này là các chuyên gia có uy tín đầu ngành trong lĩnh vực về các HTQLCL.
8. Hiệu lực của dự án
Dự án được thực hiện thông qua việc ký hợp đồng tư vấn xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 giữa hai bên. Hợp đồng tư vấn sẽ có hiệu lực ngay sau khi hợp đồng được ký kết, và kết thúc khi Cơ quan nhận được chứng nhận ISO 9001: 2008 của tổ chức chứng nhận.
9. Chi phí thực hiện dự án bao gồm:
- Chi phí đào tạo và tư vấn của DTB.JSC;
- Chi phí đánh giá chứng nhận,
Phương thức thanh toán: căn cứ theo thoả thuận trong hợp đồng giữa hai bên
11. Cam kết của DTB.JSC
11.1. DTB.JSC cam kết giữ bí mật mọi thông tin liên quan đến hoạt động tác nghiệp, sản xuất kinh doanh của Cơ quan trong quá trình thực hiện dự án.
11.2 Với năng lực trong đào tạo, tư vấn của DTB.JSC và nỗ lực của Cơ quan trong việc tuân thủ các nội dung và kế hoạch công việc đã đề ra trong dự án thì chắc chắn Cơ quan sẽ đạt được chứng nhận HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Phụ lục I
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008
A. Phạm vi dự án:
Tư vấn cho cơ quan xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đối với các hoạt động tác nghiệp, sản xuất kinh doanh trong phạm vi các phòng ban, đơn vị chức năng trực thuộc Công ty.
B. Các giai đoạn triển khai
I. Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
1.1. Thành lập Ban chỉ đạo Dự án ISO 9000
· Cơ quan ra quyết định chính thức bằng văn bản về việc thực hiện dự án Xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại Cơ quan.
· Ban lãnh đạo Cơ quan ra quyết định thành lập Ban chỉ đạo Dự án xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (gọi tắt là Ban chỉ đạo Dự án ISO 9001:2008) bao gồm lãnh đạo cao nhất hoặc đại diện lãnh đạo cùng trưởng các phòng ban chức năng trong phạm vi xây dựng hệ thống. Ban chỉ đạo dự án ISO 9000 có nhiệm vụ:
- Cùng với đơn vị tư vấn xem xét, đánh giá thực trạng hệ thống chất lượng hiện có;
- Lập kế hoạch chi tiết thực hiện dự án;
- Làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống chất lượng và tổ chức triển khai thực hiện quản lý chất lượng theo đúng các qui định và các văn bản hướng dẫn của Cơ quan;
- Trực tiếp hoặc phân công các cán bộ viết các qui trình, hướng dẫn công việc, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng ...;
- Theo dõi đôn đốc tiến độ thực hiện dự án và báo cáo tới Ban lãnh đạo Cơ quan;
- Tổ chức các khoá đào tạo do các chuyên gia của của bên tư vấn giảng dạy;
- Tổ chức chương trình đánh giá nội bộ tại Cơ quan.
Thành phần Ban chỉ đạo Dự án là các cán bộ chủ chốt trong Cơ quan. Ban chỉ đạo dự án bao gồm các chức danh với chứng năng nhiệm vụ sau:
a. Trưởng ban chỉ đạo dự án: Có trách nhiệm cam kết và cung cấp các nguồn lực cần thiết (nhân lực, thời gian, kinh phí...) cho việc triển khai dự án, xem xét và phê duyệt theo thầm quyền hoặc trình duyệt việc cung cấp kịp thời các nguồn lực này. Trưởng ban là người chịu trách nhiệm chính và quyết định đến sự thành công của dự án.
b. Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR): Đại diện lãnh đạo về chất lượng là một thành viên trong ban Giám đốc Cơ quan hoặc một trưởng bộ phận được giao trách nhiệm và được lãnh đạo uỷ quyền điều phối việc triển khai dự án. Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người đại diện cho Giám đốc Cơ quan đề xuất xử lý tất cả các vấn đề có liên quan đến Hệ thống Quản lý chất lượng. Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người nắm rõ và sâu sát đến từng qui trình, hướng dẫn của hệ thống chất lượng để đảm bảo được tính liên kết giữa các quá trình này.
Đại diện lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm và quyền hạn chủ yếu sau:
- Đảm bảo việc xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan;
- Phê duyệt phương án chất lượng, chỉ đạo điều hành công tác về chất lượng;
- Phê duyệt và duy trì chương trình đào tạo về chất lượng cho mọi cấp của Cơ quan;
- Chỉ đạo công tác đánh giá nội bộ, tổ chức xem xét định kỳ Hệ thống chất lượng, giúp Giám đốc Cơ quan xây dựng các mục tiêu chất lượng hàng năm;
- Phê duyệt và thông báo chương trình đánh giá nội bộ, kế hoạch đánh giá nội bộ, kết quả đối với hành động khắc phục phòng ngừa;
- Xây dựng các chương trình cải tiến chất lượng, thường xuyên trao đổi với lãnh đạo Cơ quanvề hoạt động chất lượng của Cơ quan;
- Báo cáo trực tiếp với Giám đốc Cơ quan mọi vấn đề liên quan đến Hệ thống chất lượng trên cơ sở để cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng;
- Đại diện cho Cơ quan để liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan tới Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan
Đại diện lãnh đạo về chất lượng cần phải đầu tư khá nhiều thời gian để thực hiện dự án cho đến khi dự án kết thúc thành công; Cũng như phát huy vai trò trong việc duy trì có hiệu quả HTQLCL, thực thi chức năng quản lý đối với HTQLCL đã được xây dựng. Đồng thời, đại diện lãnh đạo về chất lượng là người hiểu rõ và nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn. Vì vậy, Cơ quan cần phải cân nhắc để đề xuất cán bộ thích hợp.
c. Ban ISO: có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Giúp QMR xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Duy trì và vận hành hệ thống và thực thi chức năng quản lý đối với Hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng.
- Là đầu mối điều phối tất cả các đơn vị trong Cơ quan trong việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng;
- Kiểm soát tài liệu, hồ sơ chất lượng thuộc phạm vi của tiêu chuẩn ISO 9001 kể cả những qui định kỹ thuật của sản phẩm và các công tác liên quan;
- Có quyền kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng;
d. Các thành viên: là người trực tiếp tham gia xây dựng các qui định (qui trình tác nghiệp, các hướng dẫn...) để kiểm soát các quá trình, đồng thời sẽ là những người phổ biến, triển khai các qui định này. Các thành viên là các cán bộ chủ chốt tại các phòng ban, bộ phận nằm trong phạm vi triển khai của dự án. Các văn bản Hệ thống quản lý chất lượng phải được trưởng các phòng ban xem xét về sự phù hợp, tính khả thi về tác nghiệp trước khi chuyển cho cán bộ tư vấn hướng dẫn.
Những đề xuất về thành phần và chức năng nhiệm vụ của các thành viên ban ISO có thể được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của Cơ quan.
1.2. Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000:
* Mục tiêu khoá học:
Nhằm cung cấp cho các học viên:
- Kiến thức cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và lợi ích của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc tăng cường khả năng cạnh tranh và cải tiến nội bộ tổ chức.
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết để lựa chọn và triển khai áp dụng một hệ thống chất lượng phù hợp và có hiệu quả đối với tổ chức /doanh nghiệp nói chung và của Cơ quan nói riêng.
* Nội dung:
- Khái niệm quản lý, hệ thống, chất lượng, quản lý chất lượng và Hệ thống quản lý chất lượng ...
- Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000;
- Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong sự gắn kết với các hoạt động sản xuất
kinh doanh của Cơ quan;
- Phương pháp triển khai áp dụng ISO 9001:2008;
- Bản chất, lợi ích của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Thủ tục cấp chứng nhận.
* Đối tượng tham dự:
- Ban lãnh đạo
- Ban chỉ đạo Dự án ISO
- Cán bộ quản lý
- Cán bộ công nhân viên của Cơ quan.
* Thời gian: 1 - 2 ngày
Tài liệu phục vụ cho khoá đào tạo này gồm: 01 quyển tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tài liệu do bên Tư vấn biên soạn. Các tài liệu này được gửi trước cho Cơ quan để sao chụp cho các học viên.
1.4. Đánh giá thực trạng:
Hệ thống quản lý chất lượng phải được xây dựng dựa trên nền tảng kế thừa và phát huy thực hiện các hoạt động quản lý và tác nghiệp, đang diễn ra trong Cơ quan cũng như cải tiến, bổ sung những lỗ hổng / kẽ hở mà các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000: 2008 qui định. Trên cơ sở tìm hiểu / xem xét tất cả các công việc, các quá trình gắn với chức năng nhiệm vụ được giao tại các đơn vị liên quan.
Các chuyên gia tư vấn sẽ tiến hành tìm hiểu và xem xét điều kiện thực tế về cơ sở hạ tầng, văn bản Hệ thống quản lý đang áp dụng tại Cơ quan, trong phạm vi tư vấn và chứng nhận đề cập.
Các bước tiến hành đánh giá thực trạng:
- Lập chương trình đánh giá chi tiết để Cơ quan sắp xếp bố trí công việc;
- Thu thập tất cả các văn bản, tài liệu đang sử dụng tại các đơn vị của Cơ quan trước khi tiến hành đánh giá;
- Tiến hành đánh giá theo kế hoạch đã thống nhất và tiếp tục thu thập tài liệu tại các đơn vị /phòng ban.
- Lập báo cáo đánh giá.
1.4: Lập kế hoạch thực hiện
Các chuyên gia của bên Tư vấn tiến hành tìm hiểu và xem xét điều kiện thực tế về cơ sở hạ tầng, hệ thống tài liệu đang áp dụng và hoạt động quản lý tại Cơ quan. Trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, bên Tư vấn lập báo cáo đánh giá thực trạng trong đó đề cập đến thực trạng Hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của Cơ quan và đề xuất, lên kế hoạch các công việc cần triển khai để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn hiện hành.
II. Giai đoạn 2: Xây dựng văn bản Hệ thống quản lý chất lượng
2.1. Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản:
* Mục tiêu khoá học:
Nhằm cung cấp cho các học viên:
- Nắm được các yêu cầu đối với văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong sự liên hệ với các quá trình/ công việc đang triển khai tại mỗi đơn vị;
- Nắm được các kỹ năng để thiết lập và viết các qui trình, hướng dẫn phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Cơ quan;
* Nội dung:
- Các nguyên tắc và cấu trúc văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng (Sổ tay chất lượng, qui trình Hệ thống quản lý chất lượng, các hướng dẫn tác nghiệp / vận hành, các biểu bảng liên quan...;
- Tiến trình xây dựng văn bản Hệ thống quản lý chất lượng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cũng như trình tự tiến hành việc biên soạn, xem xét, kiểm tra, phê duyệt và ban hành tài liệu.
- Các kỹ năng viết văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng;
- Cách thức kiểm soát các văn bản / tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng, thống nhất hình thức kiểm soát, mã số, nhận biết ... của các tài liệu;
* Đối tượng tham dự:
- Ban chỉ đạo, Ban ISO.
- Trưởng, phó các phòng ban liên quan.
- Cán bộ được phân công biên soạn tài liệu ở từng phòng ban liên quan.
* Thời gian: 1- 2 ngày
Tài liệu phục vụ cho khoá đào tạo này gồm: 01 quyển tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tài liệu do bên Tư vấn biên soạn. Các tài liệu này được gửi trước cho Cơ quan để sao chụp cho các học viên.
2.2 Lập kế hoạch xây dựng văn bản
Trên cơ sở kết quả đánh giá thực trạng tại Cơ quan, các chuyên gia tư vấn sẽ giúp Cơ quan:
- Thiết kế xây dựng mô hình và cấu trúc Hệ thống quản lý chất lượng.
- Lập kế hoạch xây dựng văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng.
- Hàng tháng, chuyên gia tư vấn sẽ thống nhất kế hoạch chi tiết từng tuần, từng ngày với nội dung cụ thể tại các đơn vị liên quan.
2.3 Hướng dẫn xây dựng hệ thống văn bản
Về bản chất việc xây dựng văn bản Hệ thống quản lý chất lượng chính là xây dựng những qui trình chuẩn mực tác nghiệp để vận hành /áp dụng trong thực tế dụa trên nền tảng thực tiễn đang diễn ra.
Căn cứ vào kế hoạch đã lập, chuyên gia tư vấn sẽ:
- Giúp Cơ quan ra thông báo và qui định cách thức tổ chức việc viết văn bản của HTQLCL cũng như trách nhiệm của trưởng phó các đơn vị liên quan trong việc xử lý các tài liệu.
- Hướng dẫn từng cán bộ được phân công viết các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: Các qui trình Hệ thống quản lý chất lượng, các hướng dẫn tác nghiệp, hướng dẫn công việc, phương án chất lượng, biểu bảng và Sổ tay chất lượng...
- Tổ chức góp ý các văn bản đã xây dựng để Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt, ban hành và đưa vào áp dụng.
III. Giai đoạn 3: áp dụng, cải tiến và hoàn thiện hệ Thống quản lý chất lượng
3.1. Phổ biến áp dụng văn bản
Chuyên gia Tư vấn sẽ phối hợp với Ban ISO và các cán bộ trực tiếp soạn thảo văn bản tổ chức hướng dẫn thực hiện và áp dụng văn bản đã xây dựng đối với các cán bộ, nhân viên có liên quan để sử dụng, vận hành hệ thống trong thực tế.
Phát hiện những điểm không phù hợp trong quá trình triển khai áp dụng và sửa đổi / bổ sung văn bản.
3.2 Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ
Đánh giá chất lượng nội bộ là một yêu cầu bắt buộc của ISO 9001:2000, đó là hoạt động được tiến hành trong khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng nhằm duy trì và tìm ra các cơ hội cải tiến hệ thống chất lượng.
Khoá học này sẽ được tổ chức ngay sau khi phổ biến áp dụng hệ thống tài liệu. Tài liệu dùng cho khoá học này bao gồm: 01 quyển tài liệu tham khảo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tài liệu đào tạo do bên tư vấn biên soạn. Các tài liệu trên sẽ gửi cho Cơ quantrước để sao chụp cho các học viên. Cuối khoá học các học viên sẽ phải làm 01 bài kiểm tra. Các học viên đạt yêu cầu sẽ được nhận chứng nhận hoàn thành khoá đào tạo.
* Mục tiêu khoá học:
- Khoá học nhằm đào tạo kỹ năng của một đánh giá viên bao gồm lý thuyết và thực hành để thực hiện một cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Các học viên tham dự và đạt tiêu chuẩn sẽ được cấp giấy chứng nhận trở thành đánh giá viên nội bộ có khả năng đánh giá hệ thống của Cơ quan mình và các đối tác trong quá trình sản xuất kinh doanh.
* Nội dung:
- Giới thiệu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;
- Giới thiệu đánh giá sự phù hợp, khái niệm, mục đích đánh giá nội bộ, kỹ thuật đánh giá;
- Các bước tiến hành một cuộc đánh giá nội bộ:
+ Chuẩn bị trước cuộc đánh giá, lập kế hoạch chung, chương trình đánh giá cụ thể;
+ Hướng dẫn lập danh mục câu hỏi và kế hoạch đánh giá
+ Thực hiện đánh giá và báo cáo đánh giá
+ Vai trò và nghiệp vụ của đánh giá viên nội bộ, các kỹ thuật sử dụng và những nguyên tắc làm việc trong khi tiến hành đánh giá.
+ Kỹ năng giao tiếp và các yêu cầu về trình độ của chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ.
+ áp dụng /vận hành qui trình đánh giá chất lượng nội bộ đã xây dựng trong hệ thống.
- Kiểm tra cuối khoá học và cấp chứng nhận cho các học viên đạt yêu cầu.
* Đối tượng tham dự:
- Ban ISO
- Cán bộ quản lý
- Các cán bộ dự kiến trở thành đánh giá viên nội bộ trong các đơn vị liên quan của Cơ quan
3.3 Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ
Sau khi đưa toàn bộ hệ thống văn bản vào áp dụng khoảng 04 – 06 tuần và sau khi khoá đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có kết quả, bên Tư vấn sẽ phối hợp với các cán bộ đánh giá của Cơ quan tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan. Việc đánh giá này sẽ được tiến hành từ 01 – 03 lần trước khi đánh giá chính thức. Lần đánh giá đầu tiên cán bộ đánh giá của bên Tư vấn sẽ tiến hành là chính, các cán bộ đánh giá của Cơ quan sẽ tham gia để thực tập cách đánh giá - đây cũng được xem như là một phần của quá trình đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ. Những lần sau, Cơ quan sẽ chủ động thực hiện với sự tham gia cố vấn của DTB.JSC. Cơ quan cần phải tổ chức nhuần nhuyễn hoạt hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này.
3.4 Khắc phục sau đánh giá
Cuối mỗi đợt đánh giá phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng.
3.5 Xem xét của lãnh đạo
Ban chỉ đạo Cơ quan cần tiến hành xem xét định kỳ hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực. Xem xét của lãnh đạo bao gồm những vấn đề sau:
- Kết quả của các cuộc đánh giá chất lượng
- Phản hồi của khách hàng
- Việc triển khai các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm
- Việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các hoạt động triển khai từ các cuộc họp xem xét trước;
- Những thay đổi có ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng;
- Các khuyến nghị về cải tiến,
Cho đến trước khi chứng nhận, Cơ quan cần phải họp xem xét lãnh đạo ít nhất một lần,
bao gồm đầy đủ các nội dung thích hợp nêu trên.
IV. Giai đoạn 4: Chứng nhận hệ thống
Chuyên gia của Công ty sẽ tiếp tục hỗ trợ để Cơ quan đạt được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 thông qua các công việc sau:
- Hướng dẫn Cơ quan làm các thủ tục cần thiết (giới thiệu để Cơ quan lựa chọn tổ chức đánh giá, chứng nhận, làm thủ tục đăng ký) và thực hiện các công việc chuẩn bị để tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá và chứng nhận.
- Hướng dẫn Cơ quan khắc phục những điểm không phù hợp (nếu có) được phát hiện trong quá trình đánh giá. Lập báo cáo về kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục để gửi tới cơ quan chứng nhận.
Sau khi xác nhận các kết quả khắc phục là đã có hiệu lực, cơ quan chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận và cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Thông thường, chứng nhận sẽ được cấp cho Cơ quan một tháng sau khi đánh giá chứng nhận chính thức.
V. Duy trì Hệ thống quản lý chất lượng
Chuyên gia tư vấn của DTB.JSC sẽ phổ biến và chuyển giao cách thức vận hành, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 đối với các thành viên ban ISO/ QMR, trong sự gắn kết các hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ quan để Hệ thống quản lý chất lượng trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu. Ban ISO /QMR sẽ được trang bị phương pháp thực thi chức năng quản lý đối với Hệ thống quản lý chất lượng như một cơ cấu điều khiển hệ thống quản lý chung của Cơ quan. Phát huy hiệu quả trong việc duy trì Hệ thống quản lý chất lượng qua việc thiết lập các kênh thông tin phản hồi, phân tích xử lý và đưa ra các giải pháp ...
Hàng năm, trước khi tổ chức đánh giá tiến hành đánh giá giám sát, hoặc sau 3 năm đánh giá để cấp lại chứng nhậnchuyên gia tư vấn sẽ cùng ban ISO rà soát lại việc áp dụng, duy trì HTQLCL và đề suất các biện pháp hoàn thiện, cải tiến để HTQLCL phát huy được hiệu quả cao nhất và đủ điều kiện để đánh giá cấp lại chứng nhận ISO 9001:2008.
Phụ lục II
TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI VÀ ÁP DỤNG TCVN ISO 9001:2008
9:44' 23/6/2009